وضعت وزارة المالية ضوابط جديدة للتعامل مع الشيكات الحكومية المراد تجديدها أو المفقودة تتضمنت عدم المطالبة بقيد الشيكات التي مضى على إصدارها أكثر من ثلاث سنوات بحساب أمانات المناطق أو غيرها وذلك لأن قيمتها تودع تلقائيا ًمن قبل مؤسسة النقد العربي السعودي.
وأكدت الضوابط الجديدة على الجهات الحكومية بأنه في حالة وجود شيكات لم تسلم أن يتم البحث عن المستفيد من خلال نشر الأسماء بالصحف المحلية أو نشر الأسماء عبر لوحة الإعلانات الداخلية أو أي وسيلة أخرى تمكّن من سرعة الوصول إلى المستفيد، وبعد ذلك يسلم الشيك إلى المستفيد لمراجعة الوزارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة لاستبدال الشيك أو التجديد.
ووفقا لصحيفة المدينة تأتي هذه الاجراءات بعد أن لاحظت الوزارة كثرة الطلبات التي وردت اليها بشأن طلب تجديد صلاحية صرف الشيكات المنتهي صلاحية صرفها أو استبدالها والشيكات الوزارية المفقودة، وهي: الشيكات الوزارية التي مضى على إصدارها ستة أشهر وأقل من ثلاث سنوات والشيكات الوزارية المفقودة التي مضى على إصدارها أكثر من ثلاث سنوات وتم إيداع قيمها في حساب جاري لوزارة المالية، وشيكات صادرة عن مؤسسة النقد، إضافة إلى الشيكات الصادرة عن حسابات خاصة ببعض الجهات الحكومية.
وتضمنت التعليمات اتخاذ الترتيبات اللازمة لسرعة إنهاء اجراءات الشيكات القديمة أو المفقودة من بينها خطاب من الجهة الحكومية أو من الشركة او المؤسسة او استدعاء من الأفراد (موضحا به العنوان ورقم
الجوال أو اي وسيلة اتصال للتواصل عند الحاجة)، موجها لسعادة مدير عام الإدارة العامة للحسابات بوزارة المالية أو أحد فروع ومكاتب وزارة المالية بجميع مناطق المملكة بطلب تجديد الشيك مرفقا به أصل الشيك كما يمكن تجديد تلك الشيكات للجهات الحكومية والشركات والمؤسسات بواسطة ( مندوبيها المعتمدين )
وبالنسبة للأفراد يمكن التجديد مباشرة عن طريق إدارة أوامر الدفع بوزارة المالية اما الشيك المفقود فهذا الاجراء يتطلب تعبئة نموذج ايقاف صرف الشيك الوزاري المفقود ( مرفق صورة منه )وارساله لمؤسسة النقد العربي السعودي أو احد فروعها ويمكن الحصول على النموذج من موقع الوزارة أو من مؤسسة النقد العربي السعودي او احد فروعها.
اما فيما يتعلق بإستبدال الشكيات الوزارية والشيكات الوزارية المفقودة التي مضى على إصدارها أكثر من ثلاث سنوات وتم إيداع أقيامها في حساب جاري وزارة المالية يتطلب الإجراء خطاب من الشركة او المؤسسة او الشخص المسؤول متضمنا طلب إستبدال الشيك الوزاري موجها لمدير عام الإدارة العامة للحسابات بوزارة المالية او احد فروع ومكاتب وزارة المالية بجميع مناطق المملكة وتقديم اصل الشيك الوزاري وصورة السجل التجاري سارية المفعول مطابقا للمعلومات المسجلة بوزارة التجارة ونموذج الحساب البنكي (آيبان) مصدقا من البنك و إذا كانت الشركة او المؤسسة مقفلة يرفق المستند المؤيد للإقفال من وزارة التجارة والصناعة.
وبخصوص شيكات الأفراد فقد استلزم الاجراء استدعاء من صاحب الشيك أو وكيله، متضمنا طلب استبدال الشيك موجها لسعادة مدير عام الإدارة
العامة للحسابات بوزارة المالية أو أحد فروع ومكاتب وزارة المالية بجيمع مناطق المملكة موضحا به رقم الجوال او اي وسيلة اتصال اخرى للتواصل معه عند الحاجة وارفاق أصل الشيك الوزاري وصورة من الهوية الوطنية سارية المفعول.
وإذا كان الشيك لورثة يرفق معه صور منصك حصر الإرث وصور من الهويات الوطنية او دفتر العائلة لجميع الورثة و صورة من الوكالة وصورة من الهوية الوطنية للوكيل سارية المفعول على أن تكون الوكالات صادرة من المحكمة وحديثة لم يمض عليها اكثر من ستة اشهر عند التقدم بالطلب